Alacağın hangi işten doğduğunu açıklayın
Ticari ilişkilerde aynı taraflar arasında birden fazla sipariş, hizmet veya teslim bulunabilir. Dosyayı hazırlarken talebinizi hangi iş veya dönemle ilişkilendirdiğinizi belirtin. Satılan ürün, sunulan hizmet, kararlaştırılan bedel ve beklenen ödeme zamanı bir özet üzerinde görünür olsun. “Toplam borç” şeklindeki tek bir rakamın altında hangi işlemlerin bulunduğunu göstermek, incelemenin başlangıcını kolaylaştırır. Farklı şirketler veya şubelerle yapılan işlemleri de birbirine karıştırmayın.
Siparişten teslimata uzanan belge zincirini kurun
Teklif, kabul yazışması, sözleşme, sipariş, sevk veya teslim kaydı ve fatura gibi belgeleri işlem sırasına göre gruplayın. Hizmet işlerinde teslim yerine hangi işin tamamlandığını gösteren rapor, kabul e-postası veya toplantı notu bulunabileceğini değerlendirin. Belgelerin hukuki etkisi dosyaya göre değişir; bir faturanın bulunması bütün uyuşmazlığı kendiliğinden çözmez. Eksik halkayı not etmek, varsayımla tamamlamaktan daha yararlıdır.
Ödemeleri ve itirazları aynı tabloda gösterin
Kısmi ödeme, mahsup önerisi, iade veya bedel indirimi konuşulduysa bunları ana tutardan ayrı satırlara ekleyin. Her kalemin kaynağını belirtin ve hesabınızın hangi tarihe kadar olan işlemleri kapsadığını yazın. Karşı tarafın itirazlarını da dosyaya koyun; yalnızca talebinizi destekleyen yazışmaları seçmek olayın bütününü görmeyi güçleştirebilir. Hesap özeti, asıl kayıtların yerini tutmayan bir çalışma aracıdır.
İletişim geçmişini ve süreç durumunu bildirin
Daha önce yapılan ödeme hatırlatmaları, görüşmeler ve varsa resmî bildirimler için kısa bir zaman çizelgesi hazırlayın. Başlatılmış bir dava, takip veya arabuluculuk dosyası varsa bunu ilk görüşmede belirtin. Ticaret Bakanlığının resmî sicil kaynakları tarafın kayıtlı bilgilerini kontrol etmekte yardımcı olabilir; ancak kayıt sorgusu alacağın varlığına veya tahsil edilebilirliğine dair sonuç vermez. İzlenecek yol, tarafların niteliği, belgeler ve mevcut aşama üzerinden ayrıca değerlendirilir.
Görüşme öncesi kontrol listesi
- İşlem bazında bedel ve ödeme tablosu
- Sipariş, teslim, fatura ve sözleşme kayıtları
- İtirazlar, görüşmeler ve mevcut dosya bilgileri
Sık sorulan sorular
Yalnızca faturaları getirmek yeterli mi?
Faturalarla birlikte işin nasıl kararlaştırıldığını, yerine getirildiğini ve ödendiğini gösteren mevcut kayıtlar da hazırlanmalıdır.
Karşı tarafın itirazlarını neden eklemeliyim?
Uyuşmazlığın hangi noktada toplandığını anlamak için her iki tarafın açıklamalarının görülmesi yararlıdır.
Genel bilgilendirme içeriğidir; somut bir olay için hukuki görüş yerine geçmez.